Time management tool: het gebruiken van tijdsblokken

9/3/2023

Als ondernemer of professional weet je hoe kostbaar jouw tijd is. Elke dag word je geconfronteerd met verschillende taken, verzoeken en afleidingen die je aandacht opeisen. Daarnaast is het beheersen van jouw eigen tijd vaak ook een uitdaging. Maar hoe kun je ervoor zorgen dat je je tijd zo productief mogelijk gebruikt en je controle hebt over jouw tijd?

Het antwoord is simpel: Het gebruik van tijdsblokken of ook wel 'time blocking' genoemd. Hierbij verdeel je jouw dag in blokken van tijd en wijs je aan deze blokken bepaalde taken, momenten, etc. toe.

Dit is een manier om je productiviteit te verbeteren en stress te verminderen door je te helpen je tijd beter te plannen en je te concentreren op één taak tegelijk. Het idee is dat door jouw dag te structureren en te plannen, je meer controle hebt over jouw tijd en jouw productiviteit kunt maximaliseren.

Komen volgende zaken jou bekend voor:

  • Niet weten wat je als eerste moet doen in de ochtend? 
  • Het gevoel hebben dat je overweldigd en begraven bent onder papierwerk?
  • Te veel tijd besteden aan wachten tot de telefoon gaat?
  • Geen leads?
  • ...

Er zijn zoveel taken en verantwoordelijkheden om te balanceren en te jongleren dat het kan voelen alsof we helemaal geen controle hebben over onze tijd, als we geen richting hebben.

Hieronder alvast enkele tips die jou kunnen helpen om controle te nemen over jouw tijd.

All time management begins with planning.

Maak een planning

Om van start te kunnen gaan is het belangrijk om even te gaan kijken hoe je jouw tijd vorige maand hebt besteed en schrijf dit neer:

  • Waar heb je de beste ROI (return on investment) gezien
  • Hoelang duren de meeste taken in het algemeen
  • Waar zou je jouw tijd beter aan besteed hebben
  • Op welk moment van de dag  presteer je het best bij bepaalde taken

Maar bovenal moet je je grootste doel voor het komende kwartaal bepalen. Als je een doel hebt voor het jaar, breek het dan af in stappen en beslis wat je realistisch maar ambitieus zou kunnen bereiken in de komende drie maanden. Beslis dan wat er wekelijks nodig is om daar te komen.

Welke nieuwe systemen of routines moet je implementeren? Kijk nu naar de dingen die je tijd verspillen en bedenk hoe je ze efficiënter zou kunnen uitvoeren. Misschien kun je ze blokkeren tegen andere, soortgelijke taken? Of misschien kan je ze delegeren?

Zorg ervoor dat je elke zondag tijd inplant om je agenda om de komende week bij te werken.

Plan tijd in wanneer je niet gaat werken

Bepaal volgende zaken:

  • Vakanties
  • Evenementen
  • Dokters- of andere afspraken
  • Reizen
  • Tijd om door te brengen met familie en of vrienden

Ga daarna kijken om hoe laat jij elke dag stopt met werken. Het doel van tijd blokkeren is om meer gedaan te krijgen en controle te hebben, zodat je uiteindelijk minder hoeft te werken. Beslis om hoe laat je de "werkknop" uitzet en jezelf toewijdt aan persoonlijke verplichtingen of ontspanning.

Je wilt een specifieke kleur toewijzen aan wind-down tijd en een aparte kleur voor vrije tijd. Het idee is dat geen enkel deel van je agenda leeg blijft. Maar ga niet te ver... Als het gaat om het plannen van vrije tijd, wees dan niet té gedetailleerd. Volgens studies zou dit dan weer nadelig kunnen zijn voor je vermogen om te kunnen ontspannen.

Begin en eindig je dag op dezelfde krachtige manier

De manier waarop je je dag begint, bepaalt de toon voor alles wat er zal worden bereikt die dag. En de manier waarop je je dag afsluit, bepaalt de toon voor hoe je de volgende dag begint.

Stel een ochtendroutine samen die voor jou werkt en die je automatisch zult doen zodra je wakker wordt, voordat je iets anders doet. Je zou kunnen overwegen om het volgende op te nemen:

  • Sporten/yoga
  • Meditatie
  • Dankbaarheidsdagboek bijhouden
  • Affirmaties
  • ....

Je hebt al beslist wanneer je stopt met werken, maar je hebt ook een avondroutine nodig om ervoor te zorgen dat je genoeg slaap krijgt om de volgende dag gefocust te blijven. Enkele goede opties zijjn bijvoorbeeld visualiseren, stretchen voor het slapengaan, een boek lezen, kamillethee drinken, etc.

Overweeg ook om een tweede ochtendroutine samen te stellen die begint zodra je het huis verlaat. Je zou dingen moeten opnemen zoals:

  • Het luisteren naar een podcast
  • Posten op social media
  • Tijd besteden aan het maken van afspraken
  • Jezelf ontwikkelen
  • ....

Het belangrijkste is dat je beslist wat je gaat doen en vervolgens geen afspraken met jezelf afzegt.

Maar ook... Plan de belangrijkste taken in de ochtenden vóór de lunch in. Dit zijn de taken die je op jezelf kan doen en waar je niemand anders voor nodig hebt.

Belangrijk is dat je ook altijd extra ruimte laat in de tweede helft van de dag (namiddag). Er kunnen altijd onvoorziene gebeurtenissen plaatsvinden, denk maar aan het verkeer, meetings die uitlopen, telefoontjes van nieuwe leads, etc. laat wat extra ruimte over tijdens de tweede helft. Je weet nooit welke telefoontjes of levensgebeurtenissen zich kunnen voordoen.

Plan ook ruimtes in om aan het bedrijf te werken

Dit is anders dan werken in je bedrijf - het dagelijkse werk dat je moet doen om het draaiende te houden. Denk maar aan uitbreiding, optimalisatie van systemen, uitzoeken waar je bent en hoe je komt waar je wilt zijn.

Plan elke week tijd in voor:

  • Projecten
  • Leren (evenementen, webinars, boeken, ...)
  • Doelstellingen en planning
  • Werving
  • Meetings met je team

Geef alles een kleur

Het kleurcoderen is niet alleen bedoeld om je kalender er mooi uit te laten zien, hoewel dat wel een belangrijk aspect is. Je schema MOET visueel aantrekkelijk zijn, omdat je er de hele tijd naar gaat kijken, en dit is gemakkelijker als het een kunstwerk is waar je trots op kunt zijn.

Neem de tijd om kleuren te kiezen die je leuk vindt voor specifieke taken.

Kleurcodering zal je ook helpen om de scheiding tussen taken duidelijk te zien, omdat een gewone witte of rode kalender er allemaal hetzelfde uit kan zien van een afstand.

Hier is een voorbeeld van hoe je categorieën een kleur kunt geven:

  • Ochtendroutine of zelfontwikkeling (blauw)
  • Familietijd (roze)
  • Werken IN het bedrijf (lichtgroen)
  • Werken AAN het bedrijf (donkergroen)
  • Slapen of vrije tijd (grijs)

Tijdsblokken kunnen je dus helpen bewuster met jouw tijd om te gaan. Ben je nog op zoek naar een goede ochtendroutine , lees dan ook ons artikel over hoe een ochtendroutine jouw productiviteit en succes kan verhogen.