Communiceren binnen hybride teams

Wat is hybride werken?

Elke vorm van communicatie die een werknemer op locatie verbindt met een werknemer op afstand is hybride communicatie.

In 2021 is de nadruk op best practices voor hybride communicatie op de werkplek versterkt door de terugkeer naar kantoor na COVID-19. Omdat veel bedrijven over de hele wereld eerst de verschuiving naar werken op afstand, nu de verschuiving terug naar het kantoor aan het navigeren zijn, is er een wereldwijde nadruk op de noodzaak van hybride communicatie.

Een hybride-communicatiestrategie opstellen doe je zo

Het is cruciaal om houdbare normen voor hybride communicatie binnen je bedrijf te creëren. Eerst moet je de tijd nemen om jouw hybride medewerkers te bevragen en gegevens te verzamelen om een beter inzicht te krijgen in de specifieke vorm van ondersteuning die zij nodig hebben én willen. Zaken dat zullen bepalen welke communicatie best practices je het best invoert zijn:

• de huidige samenstelling van de hybride teams
• hoeveel werknemers werken van op afstand, hoeveel volledig in persoon, hoeveel zitten er ergens tussenin dankzij flexibele roosters?

Nogmaals, als je niet de nodige tijd neemt om ervoor te zorgen dat jouw praktijken zijn afgestemd op de behoeften van je werknemers, is de kans groot dat je beleidsregels opstelt die het leven van je hybride teams moeilijker maken in plaats van makkelijker.

De soorten vragen dat je kunt stellen zijn:

• Hoe communiceer je dagelijks met je teamgenoten?
• Hoe voer je 1:1 gesprekken?
• Hoe voer je vergaderingen met het hele team?
• Hoe communiceer je algemene bedrijfsinformatie?
• Hoe verandert jouw strategie afhankelijk van waar jij en je teamleden die dag werken?
• Welke tools gebruik je wanneer je op afstand communiceert? En op kantoor?
• Welke synchrone communicatiemiddelen gebruik je? Hoe zit het met asynchrone communicatie?

Van zodra je de antwoorden hebt verzameld en geëvalueerd, kan je beginnen met het opstellen van de ‘best practices’ voor de hybride communicatie binnen je bedrijf. Deze moeten ervoor zorgen dat communicatie hun ervaringen ondersteunt en niet afleidt van hun dagelijkse verantwoordelijkheden, ongeacht hun werkplek.

Synchrone en asynchrone communicatiemiddelen

Wat hybride werken betreft zijn er twee methodes om te communiceren: synchrone en asynchrone communicatiemiddelen. Iedere goed functionerend team gebruikt een unieke combinatie van de twee om verbonden te blijven met hun team en te kunnen samenwerken ondanks hun werklocatie.

Synchrone communicatie voor hybride teams

Dit zijn alle communicatiemiddelen die in real-time gebeuren zoals telefoongesprekken, video meetings, face-to-face gesprekken of live chats.

In een normale kantooromgeving - waar alle werknemers altijd op kantoor werken - zijn de meeste interacties synchroon. Hybride teams zullen echter vooral hun communicatiemomenten moeten inplannen, zeker als het gaat om communicatie met teamgenoten op afstand. Vanwege het toegevoegde planningselement is synchrone communicatie niet zo populair bij hybride teams als bij teams die op kantoor werken, maar dat wil niet zeggen dat het creëren van synchrone momenten niet de moeite waard is voor verspreide teams.

Om het beste in je werknemers boven te halen, kan je gebruikmaken van onderstaande best practices:

• Laat je werknemers regelmatige tech-test uitvoeren van alle nodige softwares. Zo kunnen de teams het meeste uit de tijd halen voor synchrone communicatie.
• Vergaderingen en gesprekken moeten noodzakelijk zijn. Synchrone communicatie neemt het meeste tijd in en time is money!
• Overweeg al je vergaderingen op dezelfde dag in te plannen. Zo krijg je vergadervrije dagen en kan je je concentreren op je zelfstandig werk.
• Hou happy hours met je collega’s! Maak tijd voor meer informele synchrone momenten, zoals afsluitmomenten aan het einde van de week. Ondanks de afstand, zijn dit toffe manieren om je verbonden te blijven voelen met je teamgenoten.

Asynchrone communicatie voor hybride teams

In tegenstelling tot synchrone communicatie, wilt asynchrone communicatie zeggen dat de communicatie niet in real-time plaatsvindt. Enkele voorbeelden: e-mail, berichten, tools voor samenwerking, gedeelde documenten, spraak en videoberichten.

Het is een populaire alternatief voor real-time interacties omdat het meer flexibiliteit en vrijheid biedt voor telewerkers. Voor teams die op afstand samenwerken, kunnen zo’n communicatiestrategieën die je gebruikt de productiviteit maken of breken. Het is daarom belangrijk als werkgever of manager dat je de tijd neemt om duurzame en houdbare systemen op te zetten. Wanneer dit niet lukt, zullen hybride teams steeds maar weer contact met elkaar moeten zoeken of niet op de hoogte zijn van de laatste updates.

Om ervoor te zorgen dat er geen berichten worden gemist en iedereen in het hybride team zich gehoord voelt, begin je met het afdwingen van de best practices:

Omarm over-communicatie

Het mooie aan asynchrone communicatie is dat de ontvanger kan reageren op basis zijn eigen schema. Hier moet je je vrij voelen om te overcommuniceren en hen van alle informatie te voorzien die ze nodig kunnen hebben, zodat wanneer ze gaan reageren, geen behoefte is aan verduidelijking.

Schets duidelijke verwachtingen

Schets de duidelijke verwachtingen die je team heeft voor asynchrone communicatietechnologie: op deze manier hoeven teamleden geen tijd te verspillen door zich af te vragen of de informatie die ze nodig hebben in een e-mail of een chat staat.

Stel redelijke antwoordtermijnen in

Stel redelijke antwoordtermijnen in: zo kan het bij teams met een grote afstand tot elkaar een paar uur duren voordat een instant bericht wordt beantwoord en een dag voordat een e-mail wordt beantwoord. Stel op voorhand verwachtingen op om stress en afleidingen te vermijden.

Geef tijd om aan te passen

Voor nieuwere hybride en remote teams: geef je teamgenoten de tijd om zich aan te passen aan deze best practices en de technologie te leren die nodig is om ze uit te voeren.

Vergeet niet dat asynchrone communicatie een geschenk is voor hybride teams. Op het moment dat het als een last begint te voelen, moeten de best practices en strategieën herzien en aangepast worden.